Vaktliste-app: dette bør du sjekke før du velger
Ti punkter å sjekke før du velger vaktliste-app: norske hviletidsregler, mobil for ansatte, timer og lønnsfil, tilganger, personvern, pris og prøveperiode.
En god vaktliste-app for en norsk bedrift må gjøre mer enn å vise vakter på mobilen. Den bør varsle når vaktplanen bryter norske regler om hviletid og arbeidstid, la de ansatte se vakter, melde interesse for ledige vakter og be om bytte, og sende timene videre til lønnssystemet dere bruker. I tillegg må tilganger, personvern og databehandleravtale være på plass, og pris, binding og prøveperiode må være tydelige. Under finner du en sjekkliste med ti punkter og spørsmålene du bør stille leverandøren før du velger vaktplan-app.
Kort fortalt
Sjekk dette før du velger: 1) varsel om hviletid og arbeidstid etter norske regler, 2) turnus, maler og endringer, 3) mobil for de ansatte, 4) timer og stempling, 5) lønnsfil til ditt lønnssystem, 6) tilganger og avdelinger, 7) personvern og databehandleravtale, 8) språk, 9) pris og binding, 10) en prøveperiode der du tester med ekte vakter.
Slik hjelper Tellur
- Når du legger inn, endrer, kopierer, flytter eller tildeler en vakt, varsler Tellur om overlapp, for kort hvile, under 35 timer ukefri, over 13 timer i døgnet, over 48 timer i uka og mer enn full stilling i måneden, med vakter på alle arbeidssteder regnet med.
- De ansatte bruker mobilportalen i nettleseren: ser vaktene sine, melder interesse for ledige vakter, legger ut vakter til bytte, bekrefter vakter og stempler inn og ut.
- Timene blir lønnsfil til Tripletex, PowerOffice GO eller Visma, tilgangene styres per område og avdeling, og hver ansatt velger ett av seks språk.
- Tellur sperrer ikke vakter med for kort hvile, kontrollerer ikke turnusen mot reglene og sender ikke pushvarsler om vakter. Beskjeder om vakter går på SMS.
Se hvordan vaktlisten virker eller prøv Tellur gratis i 30 dager.
Sjekklisten: ti ting å vurdere i en vaktplan-app
1. Norske regler i vaktplanleggingen
Mange vaktplanprogrammer er laget for flere land, og reglene er ikke de samme overalt. I Norge skal den ansatte ha minst 11 timer sammenhengende fri mellom vaktene og 35 timer sammenhengende fri i løpet av sju dager (arbeidsmiljøloven § 10-8 (åpnes i ny fane)). Samlet arbeidstid skal ikke gå over 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju dager (§ 10-6 (åpnes i ny fane)), men 48-timersgrensen kan regnes som snitt over åtte uker. Spør leverandøren:
- Hvilke regler sjekkes når du legger inn eller endrer en vakt: hvile, ukehvile, timer per døgn og uke, overlapp?
- Sjekkes vaktene på tvers av alle arbeidsstedene den ansatte jobber på?
- Får du et varsel, eller blir du stoppet? Kan grensene tilpasses en tariffavtale om kortere hvile?
- Gjelder kontrollen også når vakter byttes, tildeles og kopieres, eller bare når de legges inn?
Les mer om reglene i hviletid mellom vakter.
2. Turnus, maler og endringer
Har dere faste mønstre, trenger du turnus eller maler, slik at du ikke legger inn de samme vaktene hver uke. Spør hvor lang turnusen kan være, om den kontrolleres mot reglene, og hva som skjer med vaktlisten når du endrer turnusen etter at den er publisert. Vaktlisten skal drøftes med de tillitsvalgte og være klar senest to uker før den tas i bruk (§ 10-3 (åpnes i ny fane)), så det er en fordel om du kan lage planen som utkast først. Les mer i rullerende turnus og endre vaktlisten: 14-dagersregelen.
- Kan du se hvem som endret en vakt, og når?
- Hvordan får den ansatte beskjed om en endring: SMS, pushvarsel eller e-post?
3. Mobil for de ansatte
Det er de ansatte som bruker vaktlisten mest, og de bruker den på telefonen. Test selv på en vanlig telefon, ikke bare på PC:
- Ser de ansatte vaktene sine, ledige vakter og hvem de jobber sammen med?
- Kan de melde interesse for ledige vakter, be om bytte og registrere når de ikke kan jobbe?
- Må appen lastes ned fra en appbutikk, eller virker den i nettleseren? Hva kreves av telefonen?
- Hvordan varsles de om nye og endrede vakter, og kan de legge vaktene inn i kalenderen på telefonen?
Se også vaktbytte og ledige vakter for hvordan du kan organisere bytter.
4. Timer, stempling og godkjenning
Arbeidsgiveren skal ha oversikt over hvor mye hver ansatt arbeider. Bruker dere vaktlisten som grunnlag for timene, sparer du dobbeltarbeid. Spør om de ansatte kan stemple inn og ut på mobilen, hva som skjer når noen glemmer å stemple, og om leder godkjenner timene før lønn. Brukes posisjon ved stempling, må dere vurdere personvernet. Se registrering av arbeidstid og GPS-stempling og personvern.
5. Lønnsfil til lønnssystemet dere bruker
Spør konkret hvilke lønnssystemer appen lager fil til, og hvordan tillegg (kveld, helg, natt, overtid) blir til lønnsarter. Be om å få testet en lønnsfil med deres egne lønnsarter i prøveperioden. Les mer i fra timeliste til lønnsfil.
6. Tilganger og avdelinger
En vaktleder skal kanskje lage vaktlisten for sin avdeling, men ikke se lønn eller HMS-saker. Spør om tilgangene kan styres per person og per område, om de kan avgrenses til avdelinger, og hvordan sensitive opplysninger som personnummer og kontonummer vises.
7. Personvern og databehandleravtale
Når en leverandør lagrer opplysninger om de ansatte for dere, er leverandøren databehandler, og dere er behandlingsansvarlig. Da skal det være en skriftlig databehandleravtale (personvernforordningen artikkel 28 (åpnes i ny fane)). Avtalen skal blant annet si at leverandøren bare behandler opplysningene etter instruks fra dere, sørger for sikkerheten, og sletter eller leverer tilbake opplysningene når avtalen er slutt. Spør også:
- Hvilke underleverandører (underdatabehandlere) brukes, for eksempel til lagring, SMS og e-post?
- Hvor lagres dataene?
- Hvordan sikres innloggingen? Finnes tofaktorinnlogging?
- Hvordan får dere ut dataene hvis dere slutter, og hvor lenge lagres de etterpå?
Datatilsynet påpeker at også en skytjeneste som bare lagrer opplysningene, er databehandler. Les avtalen selv, også når leverandøren tilbyr sin standardavtale: dere skal bare bruke databehandlere som gir tilstrekkelige garantier for at opplysningene behandles riktig og sikkert.
8. Språk
Har dere ansatte som ikke leser norsk godt, er det en stor fordel at hver ansatt kan bruke appen på sitt eget språk. Spør hvilke språk som finnes, om språket velges per ansatt, og om også meldinger fra systemet, som SMS om endrede vakter, kommer på det språket.
9. Pris og binding
Prisen oppgis ofte per ansatt eller per aktiv bruker per måned. Sammenlign den totale kostnaden, ikke bare prisen på forsiden:
- Er alle funksjonene med, eller koster timer, lønnsfil eller HMS ekstra?
- Koster SMS ekstra?
- Er det oppstartskostnad eller kostnad for opplæring?
- Hvor lang er bindingstiden og oppsigelsestiden?
- Hvem regnes som en betalende bruker: alle ansatte, eller bare de som har vakter den måneden?
10. En prøveperiode med ekte vakter
Det er først når du legger inn en ekte vaktliste at du ser om systemet passer. Bruk prøveperioden på dette:
- Legg inn to uker med vakter for ett arbeidssted, med de vaktene dere faktisk har.
- Legg inn en kveldsvakt etterfulgt av en tidligvakt, og se om du får varsel om for kort hvile.
- La to eller tre ansatte bruke mobilen: se vakter, melde interesse for en ledig vakt og be om bytte.
- Endre en vakt og se hvordan den ansatte får beskjed.
- Registrer timer for en uke, godkjenn dem og lag en lønnsfil. Les den inn i en testlønnskjøring.
- Gi en vaktleder tilgang, og kontroller hva hun ser og ikke ser.
Spørsmålene samlet
| Område | Spør leverandøren |
|---|---|
| Norske regler | Hvilke regler sjekkes, når, og på tvers av arbeidssteder? |
| Turnus og endringer | Hvor lang kan turnusen være, og vises hvem som endret hva? |
| Mobil | Hva kan de ansatte gjøre selv, og hvordan varsles de? |
| Timer | Stempling, glemt stempling og godkjenning? |
| Lønnsfil | Hvilke lønnssystemer, og hvordan blir tillegg til lønnsarter? |
| Tilganger | Per person, per område og per avdeling? |
| Personvern | Databehandleravtale, underdatabehandlere, lagring, tofaktor, eksport ved oppsigelse? |
| Språk | Hvilke språk, og velges det per ansatt? |
| Pris | Totalpris med SMS og oppstart, binding og oppsigelsestid? |
| Prøveperiode | Hvor lenge, med alle funksjoner, og uten kort? |
Slik svarer Tellur på sjekklisten
Her er svarene for vaktlisten i Tellur, også der svaret er nei.
| Område | Tellur |
|---|---|
| Norske regler | Når du legger inn, endrer, kopierer, flytter eller tildeler en vakt, får du varsel om overlapp, under 11 timers hvile, under 35 timer sammenhengende fri i uka, mer enn 13 timer i løpet av 24 timer, mer enn 48 timer i uka og mer enn full stilling i måneden. Vakter på alle arbeidssteder regnes med. Det er varsler, ikke sperrer, og de følger lovens hovedregler. Grensene kan ikke tilpasses en tariffavtale. |
| Turnus og endringer | Turnus per arbeidssted på 1 til 15 uker, maler for en uke, og utkast som de ansatte ikke ser før du godkjenner dem. Historikken viser hvem som endret hva og når. Turnusen kontrolleres ikke mot hvile og arbeidstid når den bygges eller legges ut, og Tellur varsler ikke når en endring er mindre enn 14 dager fram i tid. |
| Mobil | Mobilportal i nettleseren som kan legges på hjemskjermen som en app. De ansatte ser vaktene sine og hvem de jobber med, melder interesse for ledige vakter, legger ut egne vakter til bytte, bekrefter vakter og registrerer når de er ledige eller opptatt. Vaktene kan legges inn i kalenderen på telefonen. Beskjeder om vakter går på SMS (påminnelse før vakten, endret vakt, tildelt vakt). Pushvarsler brukes for meldinger og chat, ikke for vakter. |
| Timer | Stempling ved start og slutt på vakten i mobilen, etterregistrering og godkjenning av timer. Er det slått på for arbeidsstedet, sjekker telefonen at den ansatte er på arbeidsstedet når vakten startes. Posisjonen lagres ikke. |
| Lønnsfil | Lønnsfil til Tripletex, PowerOffice GO og Visma. |
| Tilganger | Tilgang som ansatt eller administrator per område (blant annet vaktliste, timeliste, lønn og HMS), og avgrensning til avdelinger. Personnummer og kontonummer er skjult til noen trykker «Vis». Tofaktorinnlogging med kode på SMS kan slås på for firmaet. |
| Personvern | Navn, telefonnummer og andre personopplysninger lagres kryptert i databasen. Spør oss om databehandleravtale og underdatabehandlere. |
| Språk | Norsk, svensk, dansk, engelsk, tysk og polsk, valgt av hver ansatt. SMS-påminnelsen før vakten går på norsk, og SMS om endret eller tildelt vakt går på språket til den som gjør endringen. |
| Pris og prøveperiode | Se prisene. Prøveperioden er 30 dager. |
Det Tellur ikke har, er altså en sperre mot for kort hvile, kontroll av turnusen mot reglene, varsel om 14-dagersfristen, pushvarsler om vakter og direkte bytte av to vakter mellom to ansatte. Bytter går alltid ved at én gir fra seg vakten og lederen tildeler den. Vurder om dette er viktig for dere, og test det i prøveperioden.
Kilder
- Arbeidsmiljøloven § 10-8 Daglig og ukentlig arbeidsfri (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Arbeidsmiljøloven § 10-6 Overtid (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Arbeidsmiljøloven § 10-3 Arbeidsplan (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Personvernforordningen artikkel 28 Databehandler (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Behandlingsansvarlig og databehandler (Datatilsynet) (åpnes i ny fane)
Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.