Registrering av arbeidstid: hva krever loven, og holder Excel?

Loven krever at du som arbeidsgiver har en oversikt over hvor mye hver ansatt har arbeidet (arbeidsmiljøloven § 10-7 (åpnes i ny fane)). Arbeidstilsynet sier at registreringen skal være skriftlig, vise faktisk arbeidstid med start og slutt, og helst føres daglig. Loven stiller ikke krav om et bestemt system. Excel eller papir kan derfor holde, men bare hvis listene faktisk føres fortløpende, viser hva som ble jobbet og ikke bare hva som var planlagt, og kan legges fram når noen ber om det.

Hva loven sier

Paragrafen er kort. Den sier at det skal finnes en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstakeren har arbeidet, og at oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte. Den sier ingenting om hvordan oversikten skal føres.

Det er Arbeidstilsynets veiledning som gir innholdet. Der står det at registreringen skal være skriftlig og gi en oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid for hver ansatt. Det gjelder uansett om den ansatte har timelønn, fastlønn eller akkord. Arbeidsgiveren har ansvaret, også når de ansatte fører timene selv.

Ansatte i ledende eller særlig uavhengige stillinger er unntatt fra kravet. Arbeidsgiveren må likevel kunne vise at arbeidstiden deres er forsvarlig. Tariffavtale og arbeidsavtale kan gi egne regler om arbeidstid, men de fritar deg ikke fra å vite hvor mye folk jobber.

Hva som skal registreres

Ifølge Arbeidstilsynet skal registreringen for hver ansatt vise:

• navn
• dato
• daglig arbeidstid med start og slutt
• eventuell overtid med start og slutt

I tillegg skal tid som regnes som arbeidstid med, også når den ikke ser ut som vanlig arbeid:

• pauser der den ansatte ikke fritt kan forlate arbeidsplassen, eller der det ikke finnes et ordentlig pauserom
• pauser den ansatte har krav på fordi hun eller han jobber overtid
• merarbeid for deltidsansatte og overtid
• arbeidstid ved passivt arbeid og ved beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet, etter reglene for hvor mye som skal regnes med

Bare overtid etter arbeidsmiljøloven § 10-6 (åpnes i ny fane) skal føres som overtid, selv om tariffavtalen gir overtidsbetaling for mer. Arbeidstilsynet sier også at oversikten skal være lett å forstå og brukes i det systematiske HMS-arbeidet, til å følge med på at arbeidstiden holder seg innenfor loven.

Eksempel på en uke for én ansatt

Eksempelet viser to ting som ofte mangler. Onsdagen er registrert med faktisk slutt (23:40), ikke med planlagt slutt. Og på nattevakten er pausen arbeidstid, fordi den ansatte ikke kan gå fra arbeidsplassen. Om pausen er betalt, avgjøres av avtalene, men tiden skal uansett registreres riktig.

Vaktplan og timeliste er ikke det samme

En vaktplan viser når folk skal jobbe. Registreringen viser når de faktisk jobbet. Arbeidstilsynet er tydelig på at arbeidsplanen ikke erstatter oversikten over arbeidstiden. Der arbeidstiden varierer, trenger du begge: planen etter § 10-3 (åpnes i ny fane) og registreringen etter § 10-7 (åpnes i ny fane).

Det er ofte i avvikene mellom de to at problemene ligger. Vakten som ble en time lenger, ekstravakten som ble avtalt på telefon, eller byttet som aldri ble ført inn. Det er også disse timene som avgjør om hviletiden mellom vaktene faktisk ble overholdt. Les mer om planen i slik lager du en vaktplan.

Enkelte bransjer må også føre personalliste etter Skatteetatens regler. Arbeidstilsynet påpeker at personallisten ikke erstatter registreringen av arbeidstid.

Hva med EU-dommen om registrering av arbeidstid?

I mai 2019 avgjorde EU-domstolen en spansk sak om Deutsche Bank (C-55/18, ofte kalt CCOO-saken). Domstolen kom til at EU-landene må kreve at arbeidsgivere har et objektivt, pålitelig og tilgjengelig system som måler hvor lenge hver ansatt jobber hver dag. Landene kan selv bestemme hvordan systemet skal se ut, og kan ta hensyn til bransje og bedriftens størrelse.

Norge er ikke med i EU, men arbeidstidsdirektivet som dommen tolker, er en del av EØS-avtalen. Dommen er likevel ikke direkte bindende i Norge. Vi har ikke funnet at norske myndigheter har endret arbeidsmiljøloven etter dommen, og § 10-7 (åpnes i ny fane) har samme ordlyd som før. Arbeidstilsynets veiledning omtaler ikke dommen, men krever allerede det dommen handler om: skriftlig registrering av faktisk arbeidstid for hver ansatt, med start og slutt.

For deg som arbeidsgiver i Norge er det altså Arbeidstilsynets krav som gjelder. Dommen er først og fremst en påminnelse om retningen: en registrering som bare viser planlagte vakter, eller som føres i ettertid etter hukommelsen, er svak.

Holder Excel eller papir?

Ja, i utgangspunktet. Arbeidstilsynet sier at det ikke er krav til hvordan registreringen gjøres, eller om den føres manuelt eller elektronisk. Timelister, adgangskort, apper og stemplingssystemer nevnes alle som eksempler. Spørsmålet er om løsningen din oppfyller kravene i praksis.

Excel holder ofte når

• dere er få ansatte med faste tider
• timene føres samme dag eller dagen etter
• én person har ansvaret for filen, og det er klart hvem som fører hva
• du kan finne fram oversikten for en bestemt ansatt og periode når tillitsvalgte eller Arbeidstilsynet spør

Excel blir svakt når

• ansatte fører timene sine i slutten av måneden, etter hukommelsen
• listen viser planlagte tider, fordi det er enklest å kopiere vaktplanen
• flere fører i hver sin kopi av filen, og ingen vet hvilken som gjelder
• det ikke er mulig å se hvem som endret en tid, og når
• arbeidstiden varierer mye, og du må regne manuelt for å se om hviletid og overtidsgrenser holdes
• timene skal overføres til lønn, og tallene må tastes inn på nytt

Lager du en timeliste i et regneark, bør den ha én rad per arbeidsperiode med ansatt, dato, start, slutt, pause og merknad, slik som eksempelet over. Bruk dato og klokkeslett sammen, ellers blir nattevakter feil.

Stempling, glemt stempling og etterregistrering

Den sikreste måten å få faktisk tid på, er at den ansatte registrerer start og slutt idet det skjer: med et stemplingsur, et adgangskort eller en app på mobilen. Uansett system trenger du en rutine for det som går galt:

• Glemt å stemple inn: Den ansatte fører timene i etterkant, og registreringen må kontrolleres før den godkjennes.
• Glemt å stemple ut: Avgjør hvordan vakten skal avsluttes, og hvem som retter tiden. En vakt som står åpen i flere døgn, gir feil timer og feil lønn.
• Avvik fra planen: Når registrert tid avviker fra vaktplanen, bør noen se på det. Ofte er det registreringen som er riktig, og planen som var feil.

Slik løser vi det i Tellur: De ansatte starter og avslutter vakten i mobilappen, og registreringen kobles til vakten i vaktplanen. Glemmer de å stemple, kan de registrere timene i etterkant, og de sendes da til godkjenning. Vakter som står åpne, avsluttes automatisk dagen etter, og timer som avviker fra vaktplanen blir markert i timelisten, slik at lederen ser hva som må sjekkes.

Godkjenning: hvem kontrollerer timene, og når

Loven sier ikke noe om godkjenning. Men Arbeidstilsynet sier at arbeidsgiveren skal ha en rutine for hvem som registrerer og hvordan, og kontrollere arbeidstiden løpende. I praksis betyr det:

• Én ansvarlig per avdeling eller arbeidssted. Den som kjenner vaktene, ser lettest om noe er feil.
• Fast tidspunkt. Godkjenn hver uke, ikke bare rett før lønnskjøringen. Feil er lettere å rette mens folk husker hva som skjedde.
• Endring betyr ny godkjenning. Endres start eller slutt på en godkjent registrering, bør den godkjennes på nytt.
• Den ansatte skal kunne se sine egne timer. Det gir færre uenigheter når lønnen kommer.
• Godkjente timer går til lønn. Da blir lønnsgrunnlaget og oversikten over arbeidstid de samme tallene. Les mer om overføring av timer til lønnssystemet.

Sjekkliste: en timeregistrering som holder

• Alle ansatte som ikke er i ledende eller særlig uavhengig stilling, er med.
• Hver registrering har navn, dato, start og slutt.
• Overtid er registrert med start og slutt, og skilt fra merarbeid.
• Pauser som er arbeidstid, er registrert som arbeidstid.
• Registreringen føres fortløpende, helst daglig, og viser faktisk tid, ikke planlagt tid.
• Det finnes en skriftlig rutine for hvem som registrerer, hvem som kontrollerer, og hva som gjøres ved glemt stempling.
• Du kan raskt hente fram oversikten for en ansatt og en periode for tillitsvalgte, Arbeidstilsynet og den ansatte selv.
• Oversikten brukes til å følge med på hviletid, overtid og samlet arbeidstid.

Kilder

• Arbeidsmiljøloven kapittel 10, blant annet § 10-7 (oversikt over arbeidstiden), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Registrering av arbeidstid, Arbeidstilsynet (åpnes i ny fane)
• Arbeidsplan, vaktliste, skift og turnus, Arbeidstilsynet (åpnes i ny fane)
• Pressemelding om dommen i sak C-55/18 (engelsk), EU-domstolen (åpnes i ny fane)
• EØS-avtalen vedlegg XVIII, punkt 32h (arbeidstidsdirektivet), Lovdata (åpnes i ny fane)

Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.