Lønnsfil fra timelisten til Tripletex, PowerOffice og Visma

Du overfører timer fra timelisten til lønnssystemet med en lønnsfil: en fil med én linje per ansatt og lønnsart, med antall og sats. Tripletex, PowerOffice Go og Visma kan alle lese inn slike filer. Det som avgjør om importen går feilfritt, er at timene er godkjent, at ansattnumrene er like i begge systemene, og at hvert lønnselement har riktig lønnsart.

Her går vi gjennom flyten fra vaktplan til ferdig lønnsfil, hva som må stemme mellom systemene, hvordan filen ser ut for hvert lønnssystem, og hva du bør sjekke før lønnskjøringen.

Flyten: fra vaktplan til lønnsfil

I en bedrift med vakter og skift går timene gjennom de samme stegene hver måned:

1. Vaktplan: Vaktene settes opp med arbeidssted og tidspunkt.
2. Stempling eller registrering: Den ansatte stempler inn og ut, eller registrerer timene i etterkant. Les mer om kravene i registrering av arbeidstid.
3. Kontroll og godkjenning: En leder sjekker timene mot vaktplanen og godkjenner dem. Avvik rettes før godkjenning.
4. Lønnsgrunnlag: Godkjente timer regnes om til lønnslinjer: timelønn, pausetrekk og tillegg for kveld, natt, helg eller helligdag etter avtalen deres.
5. Lønnsfil: Lønnslinjene skrives til en fil i formatet lønnssystemet forventer.
6. Import og lønnskjøring: Filen leses inn i lønnssystemet, som beregner skattetrekk, feriepenger og arbeidsgiveravgift og lager grunnlaget for a-meldingen.

Lønnsfilen erstatter bare den manuelle innskrivingen av timer. Ansvaret for at lønnen blir riktig ligger fortsatt hos den som kjører lønn, så du må kontrollere lønnskjøringen i lønnssystemet før du utbetaler.

Ansattnummer og lønnsarter: det som må være likt i begge systemene

Ansattnummer

Lønnssystemet finner den ansatte ved hjelp av ansattnummeret i filen. Nummeret må derfor være registrert på den ansatte i lønnssystemet, og være nøyaktig det samme i timesystemet. Tripletex skriver i sin hjelpeartikkel at ansattnummeret må være registrert på arbeidsforholdet for at lønnsimporten skal virke.

Lag en fast rutine når noen begynner: Opprett den ansatte i lønnssystemet først, og skriv inn samme nummer i timesystemet samme dag.

Lønnsarter

En lønnsart forteller lønnssystemet hva en linje er, for eksempel timelønn, overtid eller kveldstillegg. Lønnsarten styrer blant annet om beløpet er skattepliktig, om det gir feriepenger og hvordan det rapporteres i a-meldingen. Derfor er det lønnssystemet som eier lønnsartene, og timesystemet som må bruke de samme numrene.

Lag en oversikt over hvert lønnselement i timesystemet og hvilken lønnsart det skal ha. Numrene under er bare eksempler. Bruk numrene fra deres eget lønnssystem.

Hvilke tillegg de ansatte har krav på, følger av tariffavtale og arbeidsavtale. Les for eksempel om helligdagstillegg.

Hva lønnsfilen inneholder: et eksempel med kveldsvakt

Eksempel: Ali har en kveldsvakt på arbeidsstedet Sentrum fra 15:00 til 23:00 med 30 minutters ubetalt pause. Timelønnen er 220 kroner, og arbeidsavtalen gir et kveldstillegg på 50 kroner per time etter kl. 17:00. Satsene er bare eksempler.

Vakten gir altså 1 950 kroner i lønnsgrunnlag. Med én linje per vakt og lønnselement kan du spore hver krone tilbake til en bestemt vakt hvis noen spør. Ulempen er at filen blir lang, men det spiller liten rolle når den leses inn automatisk.

Tripletex

Tripletex leser inn grunnlag for lønnskjøring fra en CSV- eller Excel-fil. Ifølge Tripletex’ egen beskrivelse av kolonnene inneholder filen blant annet år, måned, ansattnummer, lønnsartnummer, kommentar, antall og sats, og eventuelt prosjekt- og avdelingsnummer. Vil du fordele lønnen på flere lønnsarter, lager du én rad per lønnsart.

Tripletex anbefaler å laste ned eksempelfilen fra importsiden og sammenligne den med filen du skal importere. Ved importen velger du blant annet bilagsdato. Ifølge hjelpeartikkelen kan du bare importere lønn ett år tilbake i tid. Feil vises i en feilmelding som sier hvilken kolonne som er galt, og den importerte lønnen legges som en lønnsutbetaling under bearbeiding, slik at du kan kontrollere den.

PowerOffice Go

PowerOffice Go har en standardimport for lønnsgrunnlag for alle ansatte samtidig. Filen lages i Excel, og cellen øverst til venstre skal inneholde [SalaryBasis], slik at PowerOffice Go vet hva slags data den leser. Filen kan lagres som .xlsx eller som semikolonseparert .csv.

Én ting er verdt å merke seg: Ifølge PowerOffice legges importerte filer til hverandre, og en ny import overskriver ikke den forrige. Har du importert feil, må du rette med en korreksjonsfil, slette linjene eller reversere hele importen, ikke bare importere den samme filen på nytt. PowerOffice har også en egen import for lønnsgrunnlag i andre formater (tredjepartsformat), men den er ikke beskrevet her.

Visma

Visma har flere lønnsprodukter, og importen varierer mellom dem. Mange bedrifter med vakter og skift får lønnen kjørt av et regnskapsbyrå i et av Vismas systemer. Avklar derfor med den som kjører lønnen hvilket Visma-produkt dere bruker, hvilket filformat det leser, og hvem som legger inn filen. Be gjerne om å få teste en liten fil med én eller to ansatte før den første ordentlige lønnskjøringen.

Slik lager Tellur lønnsfilen

I Tellur velger firmaet lønnssystem (Tripletex, PowerOffice GO eller Visma) og legger inn lønnsartene i innstillingene. Filen lages for én kalendermåned, med én linje per vakt og lønnselement:

• Bare godkjente timer kommer med. Endres start, slutt eller timer på en vakt, må den godkjennes på nytt.
• Lønnselementer kan være timesatser, fastsatser per vakt, månedssatser, tillegg, lønnstillegg, overtid og sykepenger (når firmaet har slått det på), pausetrekk, tips, kilometer og passasjertillegg fra godkjente kjøreturer.
• Tripletex får en Excel-fil med år, måned, ansattnummer, lønnsartnummer, kommentar (dato og arbeidssted), antall og sats. Pausetrekk står som negativt antall.
• PowerOffice GO får en Excel-fil med [SalaryBasis] øverst og ansattnummer, lønnsartkode, sats, beløp og antall. Pausetrekk står som negativ sats.
• Visma får en semikolonseparert tekstfil uten overskriftsrad, i tegnsettet Windows-1252, med ansattnummer, lønnsart, antall, sats og beløp. Pausetrekk står som negativ sats.
• Ansattnummer: Er feltet LønnsID fylt ut på den ansatte, brukes det i stedet for ansattnummeret.
• Varsler: Lønnselementer uten lønnsart og ansatte uten ansattnummer blir ikke med i filen, og de listes opp når filen lages. Mangler pausetrekket lønnsart, lages ingen fil, fordi lønnen ellers ville blitt for høy.

Sjekkliste før lønnskjøringen

• Alle vakter i perioden er stemplet ut eller registrert, og manglende timer er fulgt opp.
• Timene er kontrollert mot vaktplanen og godkjent.
• Kjøreturer, tips og fravær som skal gi lønn er registrert og godkjent.
• Nye ansatte har fått ansattnummer i begge systemene.
• Nye tillegg eller satser har fått lønnsart i begge systemene.
• Lønnsfilen er laget for riktig måned, og varslene om manglende lønnsart eller ansattnummer er gått gjennom.
• Summen i lønnssystemet etter importen er sammenlignet med summen i timesystemet, for eksempel for to–tre ansatte.
• Lønnskjøringen er kontrollert før utbetaling, slik at a-meldingen kan sendes i tide. Fristen er den 5. i måneden etter at lønnen er utbetalt. Faller den på en helg eller helligdag, flyttes den til første hverdag etter.

De vanligste feilene

• Ansatte som mangler i lønnskjøringen: Nesten alltid ulikt eller manglende ansattnummer. Sjekk nummeret i begge systemene.
• Feil lønnsart: Et tillegg kan havne på en lønnsart som gir feil skattebehandling eller feil kode i a-meldingen. Gå gjennom koblingen hver gang dere får et nytt tillegg.
• Timer som ikke er godkjent: Ikke-godkjente timer kommer ikke med, og blir liggende til neste måned eller blir glemt. Godkjenn før du lager filen.
• Dobbel import: Leses samme fil inn to ganger, kan timene bli lønnet dobbelt. Noter hvilke filer som er importert.
• Vakter over midnatt og månedsskifte: En nattvakt fra 30. til 1. legges i mange systemer til måneden den startet i. Avklar hvordan systemene deres håndterer dette, slik at vakten ikke kommer med i to måneder eller i ingen.
• Tegnsett: Får du rare tegn i stedet for æ, ø og å i navn eller kommentarer, er filen lest med feil tegnsett. Sjekk hva lønnssystemet forventer.

Kilder

• Slik importerer du lønn, Tripletex hjelpesenter (åpnes i ny fane)
• Lønnsimport – beskrivelse av kolonner, Tripletex hjelpesenter (åpnes i ny fane)
• Importer lønnsgrunnlag i PowerOffice Go – standardimport, PowerOffice hjelpesenter (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven § 10-6 (overtid), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Frister og betaling i a-meldingen, Skatteetaten (åpnes i ny fane)

Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.