Timeliste-mal (gratis) i Excel og PDF – last ned her

Her kan du laste ned en gratis timeliste-mal i Excel, eller en timeliste-mal i PDF som du skriver ut og fyller ut for hånd. Begge er laget for én ansatt per måned, med dato, start, slutt, pause, timer, overtid eller merarbeid og merknad for hver arbeidsperiode, sum nederst og felt for signatur fra den ansatte og godkjenning fra lederen. Excel-malen regner ut timene, også når vakten går over midnatt. Malen dekker det Arbeidstilsynet sier at registreringen av arbeidstid skal vise, og holder godt for en bedrift med få ansatte. Når dere blir flere, eller vaktene varierer mye, er det tiden og ikke malen som blir problemet.

Last ned timeliste-malen

• Last ned som Excel (xlsx)
• Last ned som PDF for utskrift

Excel-filen har to ark: Timeliste, som du fyller ut, og Slik bruker du malen, med en kort bruksanvisning og et sammendrag av kravene. Den har ingen makroer og kan åpnes i Excel, LibreOffice og Google Sheets. Eksempelradene er oppdiktet og merket med «Eksempel» i merknaden. Slett dem før du tar malen i bruk. PDF-en er ett tomt A4-ark med de samme kolonnene.

Hva timeliste-malen inneholder

Øverst fyller du inn navn, måned, arbeidsgiver og eventuelt ansattnummer. Under er det plass til 40 arbeidsperioder i Excel og 31 i PDF-en, nok til en måned med en og annen delt vakt.

Under tabellen summeres timene, med overtid og merarbeid hver for seg. Nederst er det linjer for signaturen til den ansatte og for lederens godkjenning med dato. Siden er satt opp for utskrift på ett A4-ark.

Timeliste-mal i PDF – til utskrift

Timeliste-malen i PDF er for dem som fører timene på papir: på en byggeplass, i renhold der de ansatte går fra kunde til kunde, eller for ansatte som ikke har PC og ikke bruker Excel. Skriv ut ett ark per ansatt og måned, og gi det til den ansatte ved starten av måneden eller heng det der vakten starter. Arket har 31 rader med god høyde for håndskrift, summer nederst og linjer for signatur og dato fra den ansatte og lederen.

Papir holder like godt som Excel, så lenge listen fylles ut riktig. For å oppfylle arbeidsmiljøloven § 10-7 (åpnes i ny fane) må arket ha navn og måned, og hver rad dato og faktisk start og slutt. Overtid føres på egen rad med start og slutt og merkes O, merarbeid merkes M. Pauser som er arbeidstid, trekkes ikke fra. Før timene fortløpende, helst samme dag. En papirliste som fylles ut etter hukommelsen den siste dagen i måneden, viser ikke faktisk arbeidstid.

En timeliste-mal i PDF regner ikke ut noe, og timene må føres inn et sted etterpå: i lønnssystemet, i et regneark eller i et system for timeregistrering. Ta vare på de signerte arkene, slik at du kan vise oversikten til Arbeidstilsynet, de tillitsvalgte eller den ansatte når de ber om den. Er det mange ansatte på papir, blir innføringen fort en egen jobb hver måned, og da er det ofte enklere at de stempler i en app. Les mer om timeregistrering med app.

Slik fører du timelisten

1. Én kopi per ansatt og måned. Høyreklikk på arkfanen og velg å flytte eller kopiere arket. Gi kopien navnet til den ansatte. Bruker du PDF-en, skriver du ut ett ark per ansatt og måned.
2. Én rad per arbeidsperiode. Jobber noen to vakter samme dag, blir det to rader. Datoen er dagen arbeidet starter.
3. Faktisk tid, ikke vaktlisten. Skriv når arbeidet faktisk startet og sluttet. Det er fristende å kopiere tidene fra vaktlisten, men da viser timelisten det som var planlagt, og ikke det loven spør etter.
4. Over midnatt. Skriv bare klokkeslettene, for eksempel 23:00 til 07:00. Når slutt er før eller lik start, regner malen med at arbeidet sluttet dagen etter, og nattevakten blir 8 timer, ikke minus 16.
5. Pause. Skriv bare pauser som ikke regnes som arbeidstid. Kan den ansatte ikke forlate arbeidsplassen fritt i pausen, eller finnes det ikke et tilfredsstillende pauserom, er pausen arbeidstid. Skriv da 0 minutter og forklar det i merknaden.
6. Overtid og merarbeid på egen rad. Før dem som en egen arbeidsperiode med start og slutt, og velg type i listen. Da får du start og slutt for overtiden, slik Arbeidstilsynet ber om.
7. Signatur og godkjenning. Når måneden er ferdig, signerer den ansatte. Lederen kontrollerer timene, signerer og skriver datoen for godkjenningen.

Eksempel: eksempelradene i malen

Summen blir 35,17 timer, herav 2,50 timer overtid og 0,67 timer merarbeid. Onsdagen viser hvordan en vakt som ble lengre, føres med faktisk slutt. Søndagen viser en vakt der arbeidet gikk ut over 9 timer, og der de siste timene derfor er ført som overtid på egen rad. Det forutsetter at det ikke er avtalt gjennomsnittsberegning av arbeidstiden.

Dette krever loven av en timeliste

Arbeidsmiljøloven § 10-7 (åpnes i ny fane) er kort. Det skal finnes en oversikt som viser hvor mye hver ansatt har arbeidet, og den skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Hvordan oversikten skal se ut, står i Arbeidstilsynets veiledning:

• Registreringen skal være skriftlig, oppdatert og vise faktisk arbeidstid for hver ansatt, uansett om de har timelønn, fastlønn eller akkord.
• Den skal vise navn, dato, daglig arbeidstid med start og slutt, og eventuell overtid med start og slutt.
• Pauser som regnes som arbeidstid, merarbeid og pauser den ansatte har krav på på grunn av overtid, skal med.
• Den bør føres fortløpende, helst daglig.
• Den ansatte selv skal også ha tilgang til oversikten.
• Det er ikke krav til system. Timelister, adgangskort, apper og stemplingssystemer nevnes alle.

Arbeidsgiveren har ansvaret, også når de ansatte fører timene selv. Arbeidstilsynet sier at du skal ha en rutine for hvem som registrerer og hvordan, og kontrollere arbeidstiden løpende. Vaktlisten erstatter ikke timelisten, fordi den viser planlagt tid. Ansatte i ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt fra kravet.

Signatur og godkjenning står ikke i loven. Feltene i malen er der fordi de gjør det tydelig at noen har kontrollert timene, og fordi en signert timeliste gir færre uenigheter når lønnen kommer. Les mer om kravene i artikkelen om registrering av arbeidstid.

Overtid eller merarbeid?

Overtid er arbeid ut over lovens grenser for alminnelig arbeidstid. Etter § 10-4 (åpnes i ny fane) er hovedregelen 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager, med lavere ukegrense for en del skift- og turnusarbeid. Det som går ut over, er overtid etter § 10-6 (åpnes i ny fane), og skal betales med minst 40 prosent tillegg.

Merarbeid er arbeid ut over det som er avtalt, men innenfor lovens grenser. Det gjelder typisk deltidsansatte som jobber en time ekstra. Arbeidstilsynet sier at bare overtid etter § 10-6 skal føres som overtid, også når tariffavtalen gir overtidsbetaling for merarbeid. Derfor har malen to valg. Tariffavtale og arbeidsavtale kan gi andre regler, blant annet om gjennomsnittsberegning, og malen avgjør ikke hva som er overtid i ditt tilfelle.

Når timelisten i Excel ikke holder lenger

En timeliste i Excel holder godt når dere er få, tidene er nokså faste, og timene føres samme dag. Den blir svak når:

• de ansatte fører timene i slutten av måneden, etter hukommelsen
• det er mange filer, én per ansatt og måned, og ingen vet hvilken som er den siste
• du ikke kan se hvem som endret en tid, eller når
• du må sammenligne timelisten med vaktlisten for hånd for å finne vakter som ble lengre eller ble byttet
• du må kontrollere hviletid og overtidsgrenser ved å regne selv
• timene skal tastes inn på nytt i lønnssystemet hver måned

Da er det tid for et system med stempling og godkjenning. I timelisten i Tellur stempler de ansatte inn og ut i mobilappen, og registreringen kobles til vakten i vaktlisten. Timer som avviker fra vaktlisten blir markert, slik at du ser hva som må sjekkes før du godkjenner. Fra lønnsgrunnlaget kan du lage en lønnsfil til Tripletex, PowerOffice GO eller Visma i stedet for å taste timene inn igjen. Les mer om lønnsfil fra timelisten.

Sjekkliste for timelisten

• Alle ansatte som ikke er i ledende eller særlig uavhengig stilling, har en timeliste.
• Hver rad har dato, faktisk start og faktisk slutt.
• Timene føres fortløpende, helst samme dag, og ikke kopiert fra vaktlisten.
• Pauser som er arbeidstid, er ikke trukket fra.
• Overtid og merarbeid står på egne rader med start og slutt.
• Det er bestemt hvem som fører timene, og hvem som kontrollerer og godkjenner dem.
• Den ansatte, de tillitsvalgte og Arbeidstilsynet kan få se timelistene når de ber om det.
• Timelistene brukes til å følge med på hviletid, overtid og samlet arbeidstid, ikke bare til lønn.

Kilder

• Arbeidsmiljøloven § 10-7 (oversikt over arbeidstiden), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven § 10-4 (alminnelig arbeidstid), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven § 10-6 (overtid), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Registrering av arbeidstid, Arbeidstilsynet (åpnes i ny fane)

Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.