GPS-stempling og personvern: slik gjør du det lovlig

GPS-stempling er et kontrolltiltak. Slik gjør du det lovlig: saklig grunn, drøfting med tillitsvalgte, informasjon til ansatte og minst mulig posisjonsdata.

Oppdatert 27. oktober 2026, 10 min lesing

GPS-stempling er lovlig når du har et saklig behov, bare henter posisjonen i det øyeblikket den ansatte stempler, og ikke bruker den til noe annet enn det du har sagt på forhånd. Før du slår funksjonen på, skal du drøfte den med de tillitsvalgte og gi alle ansatte skriftlig informasjon. Behandlingen bygger da normalt på en interesseavveining, ikke på samtykke.

Denne artikkelen går gjennom reglene i arbeidsmiljøloven og personvernforordningen og viser hva du må ha på plass. Til slutt finner du en mal for informasjonsskriv og en sjekkliste.

Kort fortalt

GPS-stempling er et kontrolltiltak. Det krever saklig grunn, drøfting med tillitsvalgte og informasjon til de ansatte før det tas i bruk (arbeidsmiljøloven §§ 9-1 (åpnes i ny fane) og 9-2 (åpnes i ny fane)). Rettslig grunnlag er som regel berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (åpnes i ny fane)). Hent så lite posisjonsdata som mulig, og bruk dem bare til formålet du har opplyst om.

Slik hjelper Tellur

GPS-sjekken slås på per arbeidssted, og telefonen sjekker bare at den ansatte er på arbeidsstedet når vakten startes.
Posisjonen sendes med innstemplingen bare for å sjekkes, og lagres ikke. Det hentes ingen posisjon under vakten eller ved utstempling.
Tellur gjør ikke interesseavveiningen, drøftingen eller informasjonen til de ansatte for deg. Det må du gjøre selv, for eksempel med malen lenger ned.

Se hvordan timelisten virker eller prøv Tellur gratis i 30 dager.

Hva GPS-stempling er, og hva det ikke er

Med GPS-stempling mener vi at mobilen sjekker hvor den ansatte er i det han eller hun stempler inn på en vakt. Formålet er å sikre at innstemplingen skjer på arbeidsstedet, slik at timelisten blir riktig. Det er noe annet enn sporing, der arbeidsgiveren følger posisjonen gjennom hele vakten.

Forskjellen er viktig, fordi reglene legger stor vekt på hvor inngripende et tiltak er. En kontroll i ett øyeblikk, der bare resultatet brukes, griper langt mindre inn i personvernet enn en logg over hvor den ansatte har vært hele kvelden.

Et eksempel fra vakthverdagen: Kari har nattvakt på et omsorgssenter fra 23:00 til 07:00. Når hun trykker «Start vakt» kl. 22:55, sjekker telefonen at hun er ved senteret. Resten av natten hentes ingen posisjon, og heller ikke når hun stempler ut kl. 07:00. Slik ser en GPS-stempling ut når den er bygd for å samle inn minst mulig.

Arbeidsmiljøloven: GPS-stempling er et kontrolltiltak

Arbeidsmiljøloven kapittel 9 (åpnes i ny fane) regulerer kontrolltiltak overfor arbeidstakere. Det er trygt å regne GPS-stempling som et slikt tiltak. Loven stiller tre krav:

Saklig grunn (§ 9-1 (åpnes i ny fane)): Tiltaket må ha saklig grunn i virksomhetens forhold. Riktige timelister når de ansatte jobber på skiftende steder, eller dokumentasjon overfor kunder om at et oppdrag er utført, er typiske saklige grunner.
Ikke uforholdsmessig belastning (§ 9-1 (åpnes i ny fane)): Selv med saklig grunn må tiltaket ikke bli en for stor belastning for den ansatte. Du skal også vurdere summen av alle kontrolltiltak i virksomheten.
Drøfting, informasjon og evaluering (§ 9-2 (åpnes i ny fane)): Du skal drøfte behov, utforming og gjennomføring med de tillitsvalgte så tidlig som mulig. De ansatte skal få informasjon før tiltaket starter. Behovet skal evalueres jevnlig sammen med de tillitsvalgte.

§ 9-1 (åpnes i ny fane) sier også at personopplysningsloven gjelder når du behandler opplysninger om de ansatte i forbindelse med kontrolltiltak. Du må derfor følge begge regelverkene samtidig.

Veilederen om kontroll og overvåking i arbeidslivet, som Arbeidstilsynet og Datatilsynet har laget sammen med partene i arbeidslivet, sier at tidsregistrering vanligvis er et lite problematisk kontrolltiltak. Den sier også at hvis du bruker lokaliseringsdata til å registrere arbeidstid, skal registreringen ikke gi mer informasjon enn nødvendig, og den skal gjøres på den minst inngripende måten.

Rettslig grunnlag: interesseavveining, ikke samtykke

Etter personvernforordningen artikkel 6 (åpnes i ny fane) må all behandling av personopplysninger ha et rettslig grunnlag. For kontrolltiltak i arbeidslivet er det som regel bokstav f, berettiget interesse. Det betyr at behandlingen må være nødvendig for et legitimt behov hos deg, og at de ansattes personvern ikke veier tyngre.

Mange tror at det tryggeste er å be de ansatte om samtykke. Veilederen peker på det motsatte: Et samtykke skal være frivillig, og en ansatt vil ofte oppleve at det er vanskelig å si nei til sjefen. Derfor bør du ikke bygge GPS-stempling på samtykke. Gjør heller en skriftlig interesseavveining der du beskriver:

hvilket behov du har (for eksempel at timelistene skal stemme når de ansatte møter på ulike arbeidssteder)
hvorfor GPS ved innstempling er nødvendig, og om mindre inngripende løsninger kunne vært nok
hvordan tiltaket påvirker de ansatte, og hva du gjør for å begrense ulempene (bare ved innstempling, ingen lagring av posisjon, få personer med tilgang)

Veilederen sier at når kravene til saklighet og forholdsmessighet i § 9-1 (åpnes i ny fane) er oppfylt, vil normalt også vilkårene for berettiget interesse være oppfylt. Dokumentasjonen fra den ene vurderingen kan derfor brukes i den andre.

Formål og dataminimering

Personvernforordningen artikkel 5 (åpnes i ny fane) krever blant annet at opplysninger samles inn for uttrykkelig angitte formål (formålsbegrensning), at du ikke samler inn mer enn nødvendig (dataminimering), og at de ikke lagres lenger enn nødvendig (lagringsbegrensning). Du skal også kunne vise at du følger prinsippene.

For GPS-stempling betyr det i praksis:

Skriv ned formålet før du starter, for eksempel: «Kontrollere at innstempling skjer på arbeidsstedet, slik at timelisten blir riktig.»
Hent posisjonen bare ved innstempling, ikke underveis i vakten og ikke utenfor arbeidstid.
Lagre så lite som mulig. Er det nok å vite at den ansatte var innenfor et område, trenger du ikke koordinatene.
Slå bare på GPS-sjekken der den trengs. På et fast kontor med stemplingsterminal er behovet mindre enn når de ansatte møter hos kunder.

Bruk av posisjonen til andre formål

Opplysninger som er samlet inn for ett formål, kan som hovedregel ikke brukes til et nytt formål som er uforenlig med det første. Veilederen bruker selv et eksempel: GPS-data som er samlet inn for å effektivisere leveranser, kan ikke senere brukes til å kontrollere arbeidstiden.

Det samme gjelder motsatt vei. Har du sagt at posisjonen bare brukes til å sjekke stedet ved innstempling, kan du ikke senere bruke den til å vurdere hvor effektiv en ansatt er, eller til å følge bevegelser. Vil du ha flere formål, må alle beskrives, drøftes og opplyses om før du starter.

Drøfting med tillitsvalgte og informasjon til de ansatte

Drøftingen skal skje så tidlig at de tillitsvalgte faktisk kan påvirke løsningen. Ta med hvorfor dere vil innføre GPS-stempling, hvilke arbeidssteder det gjelder, hva som registreres, og hva som skjer når en ansatt ikke får stemplet inn. Skriv referat fra møtet. Verneombudet skal også tas med på råd.

Informasjonsplikten gjelder uansett om virksomheten har tillitsvalgte eller ikke, og den skal oppfylles før tiltaket starter. Arbeidsmiljøloven og personvernforordningen stiller litt ulike krav, så det enkleste er å dekke begge i ett skriv:

Arbeidsmiljøloven § 9-2 (åpnes i ny fane)	Personvernforordningen artikkel 13 (åpnes i ny fane)
Formålet med tiltaket	Hvem som er behandlingsansvarlig, med kontaktopplysninger
Praktiske konsekvenser, blant annet hvordan tiltaket gjennomføres	Formålet og det rettslige grunnlaget, og hvilken berettiget interesse du bygger på
Hvor lenge tiltaket antas å vare	Hvem som får opplysningene, hvor lenge de lagres, og de ansattes rettigheter (innsyn, retting, sletting, innsigelse og klage til Datatilsynet)

Husk å gi informasjonen til nyansatte også, for eksempel sammen med arbeidsavtalen.

Lagring, tilgang og sletting

Personopplysninger skal slettes når de ikke lenger trengs for formålet. Den enkleste måten å oppfylle kravet på er å ikke lagre posisjonen i det hele tatt. Hvis systemet bare bruker posisjonen til å godta eller avvise innstemplingen, finnes det ingen posisjonsdata å slette.

Lagrer systemet koordinater eller avstand, må du bestemme hvor lenge de skal ligge, hvem som får se dem, og hvordan de slettes. Begrens tilgangen til dem som trenger den i arbeidet, for eksempel den som godkjenner timer.

Selve timelisten er noe annet. Den skal du ha uansett, blant annet fordi arbeidsmiljøloven § 10-7 (åpnes i ny fane) krever oversikt over hvor mye den enkelte arbeider. Les mer i registrering av arbeidstid.

Trengs en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA)?

Du skal gjøre en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) når en behandling sannsynligvis gir høy risiko for de ansattes rettigheter. Datatilsynets liste over behandlinger som alltid krever DPIA, nevner systematisk overvåking av ansatte. Lokasjonsdata krever DPIA når et annet kriterium også er oppfylt, for eksempel systematisk monitorering.

En kontroll som bare skjer ved innstempling og ikke lagrer posisjonen, er langt fra systematisk overvåking. Om du likevel må gjøre en DPIA, avhenger av hvordan løsningen er bygd og brukt hos dere. Lagrer systemet posisjoner, eller brukes de til mer enn å godkjenne innstemplingen, øker sannsynligheten for at det trengs. Uansett hva du kommer frem til, bør du skrive ned vurderingen.

Tariffavtaler (for eksempel tilleggsavtaler til hovedavtalene) og arbeidsavtaler kan ha egne regler om kontrolltiltak. Er du i tvil, kan du spørre Datatilsynets veiledningstjeneste.

Eksempel: GPS-sjekken i Tellur

Slik er GPS-stemplingen bygd i Tellur, som et eksempel på en løsning med lite datainnsamling:

GPS-sjekken slås på per arbeidssted. Administratoren velger et punkt i kartet, og sjekken gjelder bare der.
Posisjonen hentes bare når den ansatte trykker «Start vakt» på et slikt arbeidssted. Telefonen prøver i inntil 15 sekunder å få en posisjon som er nøyaktig nok.
Posisjonen sammenlignes med arbeidsstedets punkt, først i telefonen og så på serveren når den ansatte trykker «Start vakt». Innstemplingen godtas når den ansatte er nær punktet. Ellers får den ansatte beskjed om at han eller hun er for langt unna.
Serveren bruker posisjonen bare til å godta eller avvise innstemplingen, og lagrer den ikke. Timelisten får arbeidssted og tidspunkt, men ingen koordinater eller avstand.
Det hentes ingen posisjon under vakten eller ved utstempling.
Finnes det en vakt i vaktplanen, kan den ansatte velge å starte og avslutte etter vaktplanens tider i stedet for klokkeslettet akkurat nå. GPS-sjekken skjer likevel i det den ansatte trykker «Start vakt».

Fordi posisjonen ikke lagres, kan den heller ikke brukes til noe annet senere. Du må likevel drøfte og informere, for de ansatte må fortsatt dele posisjonen sin i det de stempler inn.

Mal: informasjonsskriv til de ansatte

Tilpass malen til virksomheten og til hvordan systemet deres faktisk virker:

Informasjon om GPS-sjekk ved innstempling

Hvem er ansvarlig? [Firmanavn], [adresse], kontaktperson [navn, e-post].

Hva gjør vi? Fra [dato] sjekker mobilen din at du er på arbeidsstedet når du stempler inn på vakter ved [arbeidssteder]. Posisjonen hentes bare når du trykker «Start vakt», ikke under vakten, ved utstempling eller i fritiden.

Hvorfor? For at timelisten skal bli riktig og for å dokumentere oppmøte overfor kunden. Opplysningene brukes ikke til andre formål.

Rettslig grunnlag: Vår berettigede interesse i riktige timelister (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (åpnes i ny fane)). Tiltaket er drøftet med de tillitsvalgte [dato].

Hva lagres, og hvem ser det? [Eksempel: Posisjonen lagres ikke. Timelisten viser arbeidssted og tidspunkt, og den ses av deg og av den som godkjenner timene.]

Hvor lenge? Tiltaket varer inntil videre og evalueres med de tillitsvalgte [hvert år].

Dine rettigheter: Du kan be om innsyn, retting og sletting, og protestere mot behandlingen. Du kan klage til Datatilsynet.

Får du ikke stemplet inn? [Hva den ansatte skal gjøre, for eksempel kontakte vaktleder og registrere timene i etterkant.]

Sjekkliste før du slår på GPS-stempling

Formålet er skrevet ned, og det er saklig begrunnet i driften.
Du har vurdert om mindre inngripende løsninger er nok, og valgt det som samler inn minst.
Interesseavveiningen er skriftlig, og du har vurdert og dokumentert om det trengs en DPIA.
Tiltaket er drøftet med de tillitsvalgte, verneombudet er tatt med på råd, og det finnes referat.
Alle berørte ansatte har fått skriftlig informasjon før start, og nyansatte får den samme informasjonen.
Det er bestemt hva som lagres, hvem som har tilgang, og hvor lenge eventuelle posisjonsdata lagres.
Det finnes en rutine for ansatte som ikke får stemplet inn (dårlig dekning, tom telefon, oppdrag utenfor området).
Systemleverandøren har databehandleravtale med dere.
Det er satt en dato for evaluering sammen med de tillitsvalgte.

Kilder

Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.