Timeregistrering-app for skiftarbeid: hva bør den kunne?

En timeregistrering-app for skiftarbeid må gi deg en oversikt over faktisk arbeidstid for hver ansatt, slik arbeidsmiljøloven § 10-7 (åpnes i ny fane) krever. I tillegg må den takle det som er typisk for vakter og skift: nattevakter over midnatt, stempling på flere arbeidssteder, folk som glemmer å stemple ut, tillegg for kveld, natt og helg, og timer som skal over i lønnssystemet. Under finner du ni ting en timeliste-app bør kunne, spørsmål du kan stille leverandøren, og hva som må være på plass hos dere før dere tar den i bruk.

Dette krever loven av timeregistreringen

Paragraf 10-7 er kort: det skal finnes en oversikt over hvor mye den enkelte ansatte har arbeidet, og oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Loven sier ikke hvordan registreringen skal gjøres, så en app er like lovlig som papir eller Excel.

Arbeidstilsynet sier at registreringen skal være skriftlig, vise faktisk arbeidstid med start og slutt, ha med eventuell overtid, og helst føres daglig. Den ansatte skal også kunne se sin egen oversikt. Det er altså ikke nok at appen viser hva som var planlagt. Den må vise hva som faktisk skjedde. Du kan lese mer i artikkelen om registrering av arbeidstid.

For deg som leder er det her en app har sin største fordel: tiden registreres idet vakten starter og slutter, ikke etter hukommelsen i slutten av måneden.

Ni ting en timeregistrering-app for skift bør kunne

1. Stemple inn og ut på riktig sted – uten å spore de ansatte

Den enkleste formen er at den ansatte trykker «start» og «avslutt» på mobilen. Har dere flere arbeidssteder, bør den ansatte velge hvor vakten er, slik at timene havner på riktig sted og riktig kunde.

Mange vil også sjekke at den ansatte faktisk er på arbeidsstedet. Det kan gjøres med posisjonen til telefonen i det øyeblikket hun eller han stempler inn. Det er et kontrolltiltak etter kapittel 9 i arbeidsmiljøloven (åpnes i ny fane), og det må ha en saklig grunn, drøftes med de tillitsvalgte og være forholdsmessig. Spør derfor leverandøren nøyaktig når posisjonen hentes, om den lagres, og hvem som kan se den. En løsning som bare sjekker posisjonen ved innstempling, er langt enklere å forsvare enn en som sporer under hele vakten. Se GPS-stempling og personvern for hvordan du gjør det lovlig.

Noen arbeidsplasser foretrekker et felles stemplingsur, for eksempel et nettbrett ved inngangen. Det passer der ansatte ikke skal bruke egen telefon i jobben, men da må du ha en annen måte å sikre at det er riktig person som stempler.

2. Koble stemplingen til vakten i vaktlisten

En timeliste som vet hvilken vakt den hører til, kan vise deg avvikene: vakten som ble en time lenger, den ansatte som ikke dukket opp, eller timer som er registrert uten noen vakt i vaktlisten. Det er i avvikene feilene i lønnen ligger, og det er de du trenger å se.

Pass på én ting. Mange apper lar den ansatte velge vaktplanens tid i stedet for klokkeslettet akkurat nå. Det er praktisk når noen kommer fem minutter før vakten, men det betyr at registreringen viser planlagt tid. Bestem i rutinen deres hvilken tid som skal gjelde.

3. Håndtere glemt stempling

Noen vil glemme å stemple, særlig på nattevakter og travle kvelder. Appen bør ha et svar på begge feilene:

• Glemt å stemple inn: Den ansatte kan registrere timene i etterkant, og registreringen sendes til godkjenning som alle andre timer.
• Glemt å stemple ut: Vakten bør ikke stå åpen i dagevis og gi 50 timer på én vakt. En god løsning avslutter den automatisk etter en tid, helst med sluttiden fra vaktlisten, og viser deg at den må sjekkes.
• Vakter uten timer: Du bør kunne se hvilke vakter i vaktlisten som ikke har fått registrert timer.

4. Godkjenning før timene går til lønn

Loven krever ikke godkjenning, men Arbeidstilsynet forventer at arbeidsgiveren kontrollerer arbeidstiden løpende. I praksis bør appen la en leder godkjenne timer per vakt, per ansatt eller per arbeidssted, og bare godkjente timer bør gå videre til lønn. Endres start eller slutt etter godkjenningen, bør timene godkjennes på nytt, og den ansatte bør ikke kunne endre timer som allerede er godkjent.

5. Klare regler for avrunding og pause

Spør hvordan appen runder av tiden. Noen regner hvert minutt, andre runder til nærmeste fem eller femten minutter. Det kan gi ganske forskjellige tall over en måned:

Avrundingen bør være kjent for de ansatte og gjelde likt for alle. Runder appen alltid ned, kan registreringen vise mindre enn det som faktisk er jobbet.

Pausen er like viktig. Etter § 10-9 (åpnes i ny fane) skal den ansatte ha pause når arbeidsdagen er over fem og en halv time, og til sammen minst en halv time når dagen er minst åtte timer. Kan den ansatte ikke forlate arbeidsplassen, eller finnes det ikke et ordentlig pauserom, er pausen arbeidstid. Appen bør derfor la deg registrere pause per vakt, og ikke trekke en fast pause automatisk fra alle vakter.

6. Regne tillegg time for time, også over midnatt

Kvelds-, natt-, helge- og helligdagstillegg følger av tariffavtale eller arbeidsavtale, og de gjelder ofte bare deler av vakten. Appen bør kunne regne ut hvor mange av timene som faller innenfor hvert tidsrom, og dele en vakt over midnatt på riktige dager.

Eksempel: Dere har (eksempel) kveldstillegg fra 17:00 til 21:00 og nattillegg fra 21:00 til 06:00. En vakt fra 15:00 til 23:00 gir da 4 timer med kveldstillegg og 2 timer med nattillegg. En nattevakt fra lørdag 23:00 til søndag 07:00 kan i tillegg gi helgetillegg for timene på søndagen, avhengig av hva avtalen deres sier. Les mer om tillegg på røde dager i artikkelen om helligdagstillegg.

7. Følge med på overtid og arbeidstidsgrensene

Arbeid utover 9 timer i løpet av 24 timer eller 40 timer i løpet av sju dager er som hovedregel overtid, og det gir minst 40 prosent tillegg etter § 10-6 (åpnes i ny fane). Loven setter også grenser for hvor mye overtid som er lov. En app som skiller timer over grensene fra andre timer, gjør det lettere å betale riktig og å holde seg innenfor. Se artikkelen om regler for overtid. Plusstimer som skal tas ut som fri, hører hjemme i en timebank.

8. Lage en lønnsfil

Det er her mange timer går tapt eller blir dobbelt: når godkjente timer tastes inn på nytt i lønnssystemet. Spør hvilke lønnssystemer appen kan lage fil til, om du kan velge egne lønnsarter, og hva som skjer med ansatte som mangler ansattnummer. Les mer i lønnsfil til Tripletex, PowerOffice og Visma.

9. Vise den ansatte sine egne timer, på et språk hun eller han forstår

Den ansatte skal kunne se registreringen sin. Når alle ser de samme tallene som lederen, blir det færre diskusjoner når lønnen kommer. Har dere ansatte som ikke snakker norsk, bør appen også finnes på deres språk. En timeliste de ikke forstår, blir sjelden ført riktig.

Spørsmål du bør stille før du velger timeliste-app

Før dere tar appen i bruk

Selve appen er bare halve jobben. Gjør dette før første vakt:

1. Skriv en kort rutine: hvem stempler, hvilken tid som gjelder, hva som gjøres ved glemt stempling, og hvem som godkjenner.
2. Drøft posisjonssjekken med de tillitsvalgte, og gi de ansatte skriftlig informasjon før den slås på.
3. Bestem avrunding og hvordan pause registreres, og skriv det i rutinen.
4. Legg inn lønnsarter og ansattnummer, og prøv lønnsfilen med noen få ansatte før den første ordentlige lønnskjøringen.
5. Følg med de første ukene: se på avvik og vakter uten timer hver uke, ikke bare før lønn.

Tariffavtalen eller arbeidsavtalen kan ha egne regler om pause, tillegg og overtid, så ta med dem når du setter opp appen.

Slik gjør du det i Tellur

I Tellur starter og avslutter de ansatte vakten i mobilappen, som kan legges på hjemskjermen. Dette finnes:

• Stempling: Den ansatte velger arbeidssted og trykker «Start vakt». Finnes det en vakt i vaktlisten i nærheten av tidspunktet, foreslås vaktplanens tid, og den ansatte kan velge den eller klokkeslettet nå. Timene kobles til vakten. Ved «Avslutt vakt» foreslås sluttiden fra vaktlisten på samme måte, det velges pause (0, 15 eller 30 minutter), og den ansatte kan skrive en kommentar.
• Posisjonssjekk: Kan slås på per arbeidssted. Telefonen og serveren sjekker da at den ansatte er på arbeidsstedet når vakten startes. Posisjonen brukes bare til sjekken og lagres ikke.
• Felles stemplingsskjerm: Et nettbrett kan logges inn for firmaet og et arbeidssted, og de ansatte trykker på navnet sitt for å stemple inn og ut. Skjermen har ingen personlig kode og er bare på norsk.
• Glemt stempling: De ansatte kan registrere timer i etterkant. En vakt som ikke er avsluttet, avsluttes automatisk dagen etter, med sluttiden fra vaktlisten når den finnes. Lederen ser vakter uten registrerte timer i fanen «Manglende timer», og timer som avviker fra vaktlisten blir markert.
• Godkjenning: Lederen godkjenner per vakt, per ansatt eller per arbeidssted. Endres start eller slutt, må timene godkjennes på nytt, og den ansatte kan ikke endre godkjente timer.
• Avrunding: Firmaet velger hvert minutt, påbegynte 5 minutter eller påbegynte 15 minutter. Tiden rundes altså opp.
• Tillegg og lønn: Tidsromtillegg per ukedag og klokkeslett, og helligdagstillegg, regnes ut av godkjente timer og deles over midnatt. Lønnsfilen kan lages til Tripletex, PowerOffice GO og Visma.
• Språk: Webportalen og mobilappen finnes på norsk, svensk, dansk, engelsk, tysk og polsk, og hver ansatt velger selv.

Det som mangler eller har begrensninger: stemplingsskjermen har ingen personlig kode, pausevalget i mobilappen er bare 0, 15 eller 30 minutter (lederen kan rette pausen i timelisten), og overtid regnes per vakt over 9 timer, ikke per uke. Les mer om det i artikkelen om overtid. Vil du heller starte med papir eller regneark, kan du laste ned vår gratis timeliste-mal.

Kilder

• Arbeidsmiljøloven § 10-7 Oversikt over arbeidstiden (Lovdata) (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven § 10-6 Overtid (Lovdata) (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven § 10-9 Pauser (Lovdata) (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven kapittel 9 Kontrolltiltak i virksomheten (Lovdata) (åpnes i ny fane)
• Registrering av arbeidstid (Arbeidstilsynet) (åpnes i ny fane)

Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.