Slik lager du en vaktliste – steg for steg, med gratis mal

En god vaktliste, eller vaktplan, lager du i seks steg. Du finner ut hvor mange som trengs når, lager et fast vaktmønster og fordeler vaktene. Så kontrollerer du hviletid, søndager og natt, drøfter planen med de tillitsvalgte og gjør den kjent for de ansatte minst 14 dager før den skal gjelde. Under går vi gjennom stegene og reglene vaktlisten må følge. Du kan også laste ned en gratis vaktliste-mal i Excel som regner ut timer og markerer for kort hvile mellom vaktene, også når vakten går over midnatt, eller en tom vaktliste-mal i PDF til utskrift.

Før du begynner: behov, stillinger og avtaler

Den vanligste grunnen til at en vaktplan blir dårlig, er at den starter med navnene og ikke med behovet. Samle disse opplysningene før du fordeler en eneste vakt:

• Bemanningsbehovet per time. Hvor mange trengs mellom 07 og 15 på en vanlig tirsdag, og hvor mange en lørdag kveld? Se på salgstall, beboerlister, avtaler med kunder eller fjorårets travle perioder.
• Stillingsprosentene. Hvor mange timer skal hver ansatt ha i uka eller i perioden? Deltidsansatte med fast stillingsprosent skal ha timene sine, og ekstravakter bør gå til dem som ønsker mer.
• Arbeidsavtalene. Står det noe om faste fridager, helgebelastning eller hvordan vakter kan endres? Arbeidsavtaler inngått fra 1. juli 2024 skal beskrive ordningene for vaktendringer (§ 14-6 første ledd bokstav m (åpnes i ny fane)), og eldre avtaler skal suppleres hvis den ansatte ber om det.
• Tariffavtalen. Den kan gi andre regler enn loven for hviletid, søndager, natt og frister. Regelverket under er lovens hovedregler, og tariffavtale eller arbeidsavtale kan gi andre regler.
• Kjente fravær. Ferie, permisjoner og kurs som allerede er avtalt.

Steg for steg: fra behov til publisert vaktplan

1. Lag et vaktmønster

Bestem hvilke vakttyper du har, for eksempel dag 07–15, kveld 15–23 og natt 23–07. Faste vakttyper gjør planen lettere å lese og lettere å kontrollere. Unngå mange varianter med 30 minutters forskjell, med mindre behovet faktisk krever det.

2. Legg behovet inn som tomme vakter

Sett opp alle vaktene som trengs i perioden, uten navn. Da ser du med en gang om summen av timer passer med stillingene du har, eller om du må ha ekstravakter.

3. Fordel vaktene

Fyll de faste stillingene først, så deltid og til slutt ekstrahjelp. Fordel kvelder, netter og helger rettferdig. Går mønsteret igjen fra periode til periode, kan du lage en rullerende turnus, slik at hver ansatt har samme rekkefølge av vakter over for eksempel seks eller åtte uker.

4. Kontroller planen mot reglene

Gå gjennom hver ansatt for seg: hvile mellom vaktene, fri i løpet av uka, søndager, netter og antall timer. Det er her de fleste feilene skjer, særlig når en kveldsvakt etterfølges av en tidligvakt. Reglene står i neste del.

5. Drøft planen med de tillitsvalgte

Loven sier at planen skal lages i samarbeid med de tillitsvalgte, og at den skal drøftes så tidlig som mulig og senest to uker før den tas i bruk, hvis ikke tariffavtalen sier noe annet. Skriv ned når drøftingen skjedde.

6. Publiser og gjør planen tilgjengelig

Arbeidsplanen skal være lett tilgjengelig for de ansatte. Arbeidstilsynet skriver at planen skal være klar og drøftet minst 14 dager før den starter, og at endringer etter det som hovedregel må varsles minst 14 dager før de gjelder. Kortere frister kan følge av tariffavtale. Ved kortere varsel kan dere bli enige om endringer, men den ansatte har som regel ingen plikt til å si ja.

Reglene vaktplanen må følge

Dette er lovens hovedregler i arbeidsmiljøloven kapittel 10 (åpnes i ny fane). Mange tariffavtaler har egne regler, og ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt det meste av kapitlet.

Hvile mellom vaktene

Den ansatte skal ha minst 11 timer sammenhengende fri i løpet av 24 timer, og fritiden skal ligge mellom to arbeidsperioder. En kveldsvakt som slutter 23:00 betyr at neste vakt tidligst kan starte 10:00 dagen etter. I tillegg skal den ansatte ha 35 timer sammenhengende fri i løpet av sju dager. Bedrifter med tariffavtale kan avtale kortere hvile med de tillitsvalgte, men ikke kortere enn 8 timer i døgnet eller 28 timer i uka, og den ansatte skal sikres tilsvarende kompenserende hvile. Les mer i artikkelen om hviletid mellom vakter.

Søndager og helligdager

Arbeid på søn- og helgedager er bare lov når arbeidets art gjør det nødvendig, og behovet skal drøftes med de tillitsvalgte. Merk at søndagen etter loven starter kl. 18 dagen før. En kveldsvakt lørdag 15–23 har derfor fem timer søndagsarbeid. På julaften, påskeaften og pinseaften starter det kl. 15.

Den som har jobbet på en søn- eller helgedag, skal ha fri den neste. Dere kan skriftlig avtale en ordning der den ansatte i gjennomsnitt har fri annenhver søn- og helgedag over 26 uker, men ukefriet må falle på en søn- eller helgedag minst hver fjerde uke.

Nattarbeid

Arbeid mellom kl. 21 og 06 er nattarbeid. Det er bare lov når arbeidets art gjør det nødvendig, og det skal drøftes med de tillitsvalgte før det settes i gang. Den som jevnlig jobber mer enn tre timer om natten, skal i gjennomsnitt over fire uker ikke ha mer enn åtte timer alminnelig arbeidstid i døgnet. Ansatte som hovedsakelig jobber om natten, skal få tilbud om helsekontroll. To skift som ligger mellom kl. 06 og midnatt (dag og kveld) regnes ikke som nattarbeid.

Last ned vaktliste-mal i Excel

For en liten bedrift kan et regneark være nok. Det viktigste er å legge det opp slik at du kan regne på det: én rad per vakt, ikke én celle per dag med tekst som «K» eller «N». Da kan du sortere, summere timer og kontrollere hvilen.

Vi har laget en gratis vaktliste-mal som er lagt opp slik:

• Last ned vaktliste-mal (Excel, xlsx)
• Last ned som PDF for utskrift (tom ukesplan, se under)

Excel-filen har tre ark: Vaktliste der du fører vaktene, Uke som viser timene per ansatt og dag, og Slik bruker du malen. Eksempelvaktene sletter du før du begynner.

Kolonnene i vaktlisten

Du fyller bare ut kolonne A til E. Resten regnes ut, og hele raden blir rød når hvilen før vakten er under 11 timer. Kolonne F viser tiden fra start til slutt, uten å trekke fra pause. I tillegg har malen to skjulte hjelpekolonner (I og J) som gjør start og slutt om til minutter.

Formlene som regner riktig over midnatt

Problemet med nattevakter er at 23:00–07:00 ser ut som en vakt med minus 16 timer. Løsningen er å regne med dato og klokkeslett sammen, og legge til ett døgn når vakten slutter før eller samtidig med at den starter. Malen gjør det i hjelpekolonnene, i hele minutter, slik at små avrundingsfeil ikke forstyrrer sammenligningene. Formlene står med norske funksjonsnavn og semikolon, slik Excel viser dem på norsk:

• I Start i minutter: =HVIS(ELLER(B2="";C2="");"";AVRUND((B2+C2)*1440;0))
• J Slutt i minutter: =HVIS(ELLER(B2="";C2="";D2="");"";AVRUND((B2+D2+HVIS(D2<=C2;1;0))*1440;0))
• F Timer: =HVIS(ELLER(I2="";J2="");"";(J2-I2)/60)
• G Hvile før: =HVIS(I2="";"";HVIS(ANTALL.HVIS.SETT($A$2:$A$500;A2;$I$2:$I$500;"<"&I2)=0;"";(I2-MAKS.HVIS.SETT($J$2:$J$500;$A$2:$A$500;A2;$I$2:$I$500;"<"&I2))/60))

Formelen for hvile finner den seneste sluttiden blant vaktene til samme ansatt som startet før denne, og regner timene fram til starten. Derfor kan du sortere radene som du vil. Den første vakten for hver ansatt får tom hvile. Starter en vakt før den forrige har sluttet, blir hvilen negativ, og varselet blir «Overlapper forrige vakt».

Den røde markeringen er betinget formatering med formelen =OG(ER.TALL($G2);$G2<11) på kolonne A til H. MAKS.HVIS.SETT (på engelsk MAXIFS) finnes i Microsoft 365, Excel 2019 og nyere, LibreOffice og Google Sheets. I eldre Excel viser hvilekolonnen #NAVN?.

Eksempel: tre vaktkombinasjoner

Dette er eksempelvaktene i malen:

Kari går fra kveld til tidligvakt med bare 8 timers hvile. Ola går fra natt til kveld samme dag, også med 8 timer. Begge radene blir røde, og vaktene må flyttes. Olas vakt torsdag kl. 10 er akkurat innenfor.

Ukeoversikten

Arket Uke viser vaktlisten per ansatt: timer for hver dag fra mandag til søndag, sum timer, antall vakter og antall hvilevarsler. Du skriver navnene i første kolonne, nøyaktig som i vaktlisten. Timene telles på datoen vakten starter, så en nattevakt fra søndag til mandag står på søndag.

Ukehvilen

35 timer sammenhengende fri er vanskeligere å kontrollere med én formel. En enkel måte er å filtrere kolonnen Hvile før på verdier fra 35 og oppover, og sjekke at hver ansatt har minst én slik hvileperiode hver uke. Husk at lange friperioder ved slutten og starten av planen ikke synes, fordi regnearket bare ser vaktene som står i det.

Vaktliste-mal i PDF

Vil du heller ha vaktlisten på papir, er vaktliste-malen i PDF en tom ukesplan på ett liggende A4-ark. Den har felt for uke, periode og arbeidssted, rader for 15 ansatte med en kolonne for hver dag fra mandag til søndag og en kolonne for timer i uka. Under tabellen er det plass til vaktkodene, datoen planen ble drøftet med de tillitsvalgte og datoen den ble gjort kjent, og en kort huskeliste med 11 og 35 timers hvile, fri etter søndagsarbeid og fristen på to uker.

PDF-en passer når planen skal henge på pauserommet, eller når du vil skissere uka for hånd. Papiret regner ikke ut noe, så timer og hvile mellom vaktene må du kontrollere selv. Endres en vakt, må endringen også skrives inn på arket som henger ute, slik at alle ser hvilken versjon som gjelder.

Når Excel-vaktlisten ikke strekker til

En vaktliste i Excel fungerer så lenge én person eier filen og planen sjelden endres. Det blir tungt når:

• vakter byttes på telefon og meldinger, og ingen vet hvilken versjon som gjelder
• du må sende planen til de ansatte hver gang noe endres
• ledige vakter skal fylles, og du må ringe rundt for å finne noen som kan
• kontrollen av hvile bare skjer i én fil, og ikke når en vakt flyttes i siste liten
• timene som faktisk ble jobbet skal sammenlignes med planen før lønn

Da lønner det seg med et vaktplanprogram. I vaktlisten i Tellur legger du opp vaktene i en ukesoversikt per ansatt eller per arbeidssted. Du kan lage maler for en hel uke og kopiere dem inn i de ukene du velger, eller lage en turnus som legges ut over en periode. Ansatte ser vaktene sine i mobilappen og kan melde interesse for ledige vakter eller be om å bytte bort en vakt, og du velger hvem som får den. Når du legger inn, endrer, kopierer eller tildeler vakter, varsler systemet om under 11 timers hvile, under 35 timer sammenhengende fri i uka, mer enn 13 timer i løpet av 24 timer, mer enn 48 timer i uka, mer enn full stilling i måneden og vakter som overlapper. Søndager, nattarbeid og turnusen kontrolleres ikke, så dem må du sjekke selv.

Sjekkliste før du publiserer

• Alle vakter i behovet har et navn, eller er merket som ledige.
• Hver ansatt har riktig antall timer etter stillingen sin.
• Ingen har under 11 timers hvile mellom to vakter, og alle har 35 timer sammenhengende fri hver uke (eller det som er avtalt i tariffavtalen).
• Søndager og helligdager er fordelt etter reglene, og alle som jobbet en søndag har fri den neste (eller dere har en skriftlig avtale om gjennomsnitt).
• Nattarbeid er drøftet med de tillitsvalgte, og ingen jobber lenger netter enn reglene tillater.
• Planen er drøftet med de tillitsvalgte, og du har notert datoen.
• Planen er tilgjengelig for de ansatte minst 14 dager før den starter.
• Arbeidsavtalene beskriver hvordan vakter endres og hvordan arbeid ut over avtalt tid betales.

Når planen er i gang, trenger du også en oversikt over timene som faktisk ble jobbet. Det handler artikkelen om registrering av arbeidstid om.

Kilder

• Arbeidsmiljøloven kapittel 10 (arbeidstid), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Arbeidsmiljøloven § 14-6 (minimumskrav til arbeidsavtalen), Lovdata (åpnes i ny fane)
• Lov om endringer i arbeidsmiljøloven (forutsigbare arbeidsvilkår), del III om overgangsregel, Lovdata (åpnes i ny fane)
• Arbeidsplan, vaktliste, turnus, skift- og turnusplan, Arbeidstilsynet (åpnes i ny fane)

Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.