Endre vaktlisten: 14-dagersregelen og unntakene
Når kan du endre vaktlisten? Hva § 10-3 sier, Arbeidstilsynets 14-dagersregel for endringer, unntakene, og hva arbeidsavtalen må si om vaktendringer.
Du kan endre en vaktliste som allerede gjelder, men som hovedregel må endringen være drøftet med de tillitsvalgte og varslet til den ansatte minst 14 dager før den skal gjelde. Selve lovteksten i arbeidsmiljøloven § 10-3 (åpnes i ny fane) sier at arbeidsplanen skal drøftes senest to uker før den tas i bruk. At også endringer må varsles 14 dager i forveien, er Arbeidstilsynets veiledning. Unntakene er at den ansatte sier ja frivillig, at tariffavtalen har en kortere frist, og at det oppstår uforutsette hendelser eller et særlig og tidsavgrenset behov for overtid. Under går vi gjennom hva som er lov og hva som er veiledning, unntakene, og hva arbeidsavtalen må si om vaktendringer.
Kort fortalt
Ifølge Arbeidstilsynet kan du endre vaktlisten når endringen er drøftet med tillitsvalgt og den ansatte får minst 14 dagers varsel. Selve loven (§ 10-3) setter fristen for en ny plan: drøfting senest to uker før den tas i bruk, hvis ikke tariffavtalen sier noe annet. Med kortere varsel kan dere bli enige, men den ansatte har normalt ingen plikt til å si ja. Plikt til å jobbe på kort varsel har den ansatte bare når tariffavtalen har kortere frist, ved uforutsette hendelser for å avverge fare for liv eller eiendom, og ved særlig og tidsavgrenset behov for overtid.
Slik hjelper Tellur
- Når du endrer en publisert vakt, velger du om den ansatte skal få SMS. Vakten må bekreftes på nytt i mobilen, og under ubekreftede vakter ser du hvem som ikke har gjort det og kan sende purring.
- Endringen kontrolleres mot de andre vaktene til den ansatte: overlapp, hvile, ukehvile, 13 timer i døgnet, 48 timer i uka og full stilling i måneden.
- Historikk-fanen viser hva som ble endret, når og av hvem, også for slettede vakter.
- Tellur varsler ikke når endringen ligger mindre enn 14 dager fram i tid, og registrerer ikke drøfting med tillitsvalgte eller at den ansatte har sagt ja.
Se hvordan vaktlisten virker eller prøv Tellur gratis i 30 dager.
Hva loven sier, og hva som er Arbeidstilsynets veiledning
Det er lett å blande sammen lovteksten og det Arbeidstilsynet skriver om den. Begge deler er viktige, men de har ulik status: lovteksten er regelen, og veiledningen er tilsynets forståelse av hvordan regelen skal praktiseres. Det er tilsynet som fører kontroll, så i praksis bør du følge begge.
| Tema | Lovteksten | Arbeidstilsynets veiledning |
|---|---|---|
| Hvem skal ha arbeidsplan | Ansatte som jobber til ulike tider på døgnet (§ 10-3) | Ansatte i turnus, skift eller uten fast mønster. Har den ansatte fast arbeidstid, skal den stå i arbeidsavtalen i stedet. |
| Hva planen viser | Hvilke uker, dager og tider hver ansatt skal jobbe | Det samme, som en skriftlig og forutsigbar oversikt |
| Frist for ny plan | Drøftes med tillitsvalgte så tidlig som mulig og senest to uker før den settes i verk, med mindre tariffavtalen sier noe annet | Planen skal være klar og drøftet minst 14 dager før den starter |
| Endring av planen | Ingen egen frist i § 10-3 | Endringen må være drøftet med tillitsvalgt, og den ansatte må varsles minst 14 dager før |
| Tilgjengelighet | Planen skal være lett tilgjengelig for de ansatte | Det samme |
| Arbeidsavtalen | Skal beskrive ordningene for vaktendringer og for arbeid ut over avtalt tid (§ 14-6 første ledd bokstav m) | Gjelder alle arbeidsavtaler fra 1. juli 2024 |
Kravet om at arbeidsavtalen skal beskrive vaktendringer kom med en lovendring som trådte i kraft 1. juli 2024. Avtaler fra før den datoen skal suppleres hvis den ansatte ber om det. Les mer om hvordan du setter opp planen fra starten av i slik lager du en vaktplan.
Hva regnes som en endring av vaktlisten?
Verken loven eller Arbeidstilsynet har en liste over hva som er en endring. Et praktisk utgangspunkt er at alt som endrer når den ansatte skal jobbe, er en endring av arbeidsplanen:
- Vakten flyttes til en annen dag, eller får nytt start- eller sluttidspunkt.
- Den ansatte får en ny vakt som ikke sto i planen.
- En vakt i planen fjernes.
- Den ansatte flyttes fra dagvakter til kveld eller natt.
Arbeidstilsynet skriver at du kan flytte en vakt til et senere tidspunkt, så lenge du gir minst 14 dagers varsel. Å fjerne en vakt er mer krevende: en avtale om arbeid er bindende, så den ansatte skal normalt få det arbeidet og den lønnen som er avtalt. Det gjelder også tilkallingsvikarer som har sagt ja til en vakt, med mindre du har tatt forbehold om avlysning eller det står noe annet i arbeidsavtalen.
Eksempel: endring med for kort varsel
Det er mandag 2. november. Kari står oppført med dagvakt 07:00–15:00 fredag 13. november, og du ønsker å gjøre den om til kveldsvakt 15:00–23:00. Fredag 13. november er bare 11 dager fram i tid. Etter hovedregelen kan du ikke pålegge endringen. Du kan spørre Kari, og sier hun ja, er endringen i orden. Sier hun nei, beholder hun dagvakten. Ønsker du endringen for vakter fra og med mandag 16. november, er det nøyaktig 14 dager, og da kan du gjøre den etter drøfting med tillitsvalgt.
Husk også hvilen. Har Kari kveldsvakt torsdag til 23:00, gjør en tidligere start fredag hvilen kortere. Se hviletid mellom vakter for hvordan du regner.
Unntakene fra 14 dagers varsel
Arbeidstilsynet beskriver fire situasjoner der vakter kan endres med kortere varsel. Bare den første bygger på at den ansatte er enig. I de tre andre har den ansatte plikt til å jobbe.
- Dere blir enige. Du og den ansatte kan avtale vakter som ligger mindre enn 14 dager fram i tid. Den ansatte har normalt ikke plikt til å si ja.
- Tariffavtalen har kortere frist. Er det avtalt kortere varslingstid i tariffavtalen, gjelder den.
- Uforutsette hendelser. Den ansatte må jobbe når det oppstår uforutsette hendelser og det er nødvendig for å avverge fare for eller skade på liv eller eiendom.
- Særlig og tidsavgrenset behov for overtid. Du kan pålegge overtid på kort varsel når det er et særlig og tidsavgrenset behov. Da gjelder reglene om overtid i arbeidsmiljøloven § 10-6 (åpnes i ny fane), blant annet grensene for hvor mye overtid som er lov, og overtidstillegget.
Sykdom er det vanligste eksemplet i vakthverdagen. Blir en kollega syk i kveld, kan du spørre andre om de vil ta vakten, eller be den som er på jobb om å bli lenger. Det første er en frivillig avtale. Det andre er overtid, og må holde seg innenfor reglene for overtid og hvile.
Unntakene gir ikke rett til å endre planen for å spare lønn eller for å dekke en bemanning som er planlagt for stramt over tid. Arbeidstilsynet nevner fravær som truer driften, uventet arbeidspress og sesongtopper som eksempler på et særlig behov, og behovet må være tidsavgrenset. Overtid kan ikke være en fast ordning.
Tilkallingsvikarer
Tilkallingsvikarer og ringevikarer har ikke rett til en arbeidsplan 14 dager før. Får de likevel en plan, gjelder de samme reglene for når planen skal være klar og for endringer. Har en tilkallingsvikar sagt ja til en vakt, har hen rett til lønn for vakten selv om den avlyses, med mindre du har tatt forbehold om det.
Hva skjer hvis du bryter fristen?
Ifølge Arbeidstilsynet er det et brudd på arbeidsmiljøloven å endre arbeidsplanen med kortere varsel enn 14 dager, når ingen av unntakene gjelder. Konsekvensene er disse:
- Den ansatte kan si nei. Vakten som sto i planen, gjelder fortsatt.
- Avtalt arbeid er bindende. Fjerner du en vakt, skal den ansatte som hovedregel likevel få lønnen.
- Ingen automatisk tillegg. Den ansatte har ikke rett til ulempetillegg bare fordi planen ble endret, men tariffavtalen eller arbeidsavtalen kan gi et slikt tillegg. Sjekk dem.
- Tilsyn. Brudd kan gi reaksjoner hvis Arbeidstilsynet fører tilsyn hos dere.
Tariffavtale og arbeidsavtale kan altså gi andre frister og andre tillegg enn det som står her.
Arbeidsavtalen skal beskrive ordningene for vaktendringer
Arbeidsavtalen skal beskrive ordningene for vaktendringer, og for arbeid ut over avtalt arbeidstid og betalingen for det (arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd bokstav m (åpnes i ny fane)). Kravet gjelder avtaler inngått fra 1. juli 2024. Har en ansatt en avtale fra før, skal den suppleres hvis den ansatte ber om det, senest to måneder etter at du fikk forespørselen. Loven sier ikke hvor detaljert beskrivelsen må være. Et punkt som svarer på disse spørsmålene, er et godt utgangspunkt:
- Hvor lang varslingstid gjelder for endringer (14 dager, eller det tariffavtalen sier)?
- Hvordan varsles endringer: SMS, e-post, app eller oppslag?
- Hvordan spør dere om ekstravakter og vakter på kort varsel, og at den ansatte kan si nei?
- Hvordan fungerer vaktbytte, og hvem må godkjenne det?
- Hvordan betales overtid og merarbeid?
Eksempel på formulering (tilpass til tariffavtalen og egne rutiner): «Arbeidstiden følger arbeidsplanen, som er tilgjengelig for den ansatte minst 14 dager før den gjelder. Endringer varsles skriftlig senest 14 dager før, med unntak av tilfeller som følger av lov eller tariffavtale. Vakter med kortere varsel tilbys og avtales frivillig. Vaktbytte avtales mellom de ansatte og godkjennes av nærmeste leder. Arbeid ut over avtalt arbeidstid godtgjøres etter gjeldende tariffavtale, og overtid etter arbeidsmiljøloven § 10-6.»
Det loven krever om arbeidstid og vaktendringer, må stå i selve arbeidsavtalen. Loven åpner bare for å vise til lov, forskrift og tariffavtale, ikke til interne dokumenter. En intern retningslinje for vaktbytte og ledige vakter kan likevel komme i tillegg og fylle ut det praktiske. Se vaktbytte og ledige vakter for et forslag, og arbeidsavtale for deltid og skift for hva avtalen må inneholde.
Sjekkliste før du endrer en vakt
- Ligger vakten mer enn 14 dager fram i tid? Hvis ikke: har den ansatte sagt ja, eller gjelder et av unntakene?
- Er endringen drøftet med tillitsvalgt (eller er den del av en plan som er drøftet)?
- Gir endringen minst 11 timers hvile før og etter vakten, og 35 timer sammenhengende fri den uka?
- Blir den ansatte satt opp med mer enn 13 timer i løpet av 24 timer eller mer enn avtalt stilling?
- Har den ansatte fått beskjed skriftlig, slik at dere kan dokumentere tidspunktet?
- Hvis du fjerner en vakt: har den ansatte fortsatt krav på lønn for den?
Slik gjør du det i Tellur
I vaktlisten i Tellur kan du legge inn vakter som utkast. Utkast vises ikke for de ansatte før du godkjenner dem, så du kan bygge neste periode ferdig og drøfte den før den publiseres.
Når du endrer en publisert vakt, velger du om den ansatte skal få SMS om at vakten er endret. SMS-en sendes bare for vakter som ikke har startet ennå. Den endrede vakten blir samtidig stående som ubekreftet, slik at den ansatte må bekrefte den på nytt i mobilen. Under fanen for ubekreftede vakter ser du hvem som ikke har bekreftet, og du kan sende purring. Endringen kontrolleres også mot de andre vaktene til den ansatte: du får varsel om overlapp, under 11 timers hvile, under 35 timer sammenhengende fri i uka, mer enn 13 timer i løpet av 24 timer, mer enn 48 timer i uka og mer enn full stilling i måneden.
Historikk-fanen viser hver vakt med endringene: hva som ble endret, når og av hvem, også for slettede vakter. Det er nyttig når du må dokumentere når en ansatt fikk beskjed. Ansatte kan dessuten abonnere på vaktene sine i kalenderen på telefonen, slik at endringer kommer med der.
Dette gjør Tellur ikke: systemet varsler ikke når en endring ligger mindre enn 14 dager fram i tid, og det registrerer ikke drøfting med tillitsvalgte eller at den ansatte har sagt ja. Historikken slettes når både endringen og vakten er mer enn seks måneder gamle, så trenger du dokumentasjon lenger, må du ta vare på den selv.
Kilder
- Arbeidsmiljøloven § 10-3 Arbeidsplan (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Arbeidsmiljøloven § 14-6 Minimumskrav til arbeidsavtalens innhold (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Arbeidsmiljøloven § 10-6 Overtid (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Lov om endringer i arbeidsmiljøloven (forutsigbare arbeidsvilkår), del III om overgangsregel (Lovdata) (åpnes i ny fane)
- Arbeidsplan, vaktliste, turnus, skift- og turnusplan (Arbeidstilsynet) (åpnes i ny fane)
- Overtid (Arbeidstilsynet) (åpnes i ny fane)
Sist kontrollert mot regelverket: 25. oktober 2026.